Производитель семян и средств защиты растений «Сингента», вынужденный учитывать особые условия перевозки, сезонность продаж и географическую распределенность, автоматизировал процессы транспортной логистики. Компания внедрила систему «1С:TMS
Ограничители роста
Компания «Сингента» занимается производством и реализацией средств защиты растений, семян полевых и овощных культур. Работает в 90 странах мира, имеет порядка 30 офисов в сельскохозяйственных регионах РФ. Использует железнодорожный и автомобильный транспорт, в том числе зерновозы и рефрижераторы, а также сторонние курьерские службы.
Особенность логистики компании – перевозка грузов, требующих особых условий и времени: большинство препаратов имеют класс опасности, а также им необходим определенный температурный режим. В этом сегменте ярко выражена сезонность, а значит, поставки производятся неравномерно в течение года. Кроме того, компания имеет широкую географическую представленность. Все это необходимо учитывать при выстраивании транспортной логистики.
До 2021 года в компании использовалась система TMS, но довольно простая, имеющая ряд существенных недостатков. Большую часть операционных процессов специалистам приходилось выполнять вручную, в частности, создание заявок на транспорт и планирование маршрутов. При этом требовалось самим контролировать несколько параллельных потоков информации и принимать своевременные решения. Все это увеличивало риски совершения ошибок, особенно в дни пиковых загрузок. И самое главное – система не обладала существенным потенциалом доработки под растущие потребности бизнеса. Развитие бизнеса и рост объемов требовали нового эффективного решения в области организации транспортной логистики.
Компания пришла к выводу, что без устранения ограничений, существующих в системе управления транспортом, не сможет эффективно выстраивать свои бизнес-процессы, повышать производительность, принимать взвешенные решения. «В определенный момент компания встала перед выбором – либо увеличивать штат сотрудников, чтобы покрывать необходимые операционные действия, либо найти на рынке какое-то решение, которое позволит автоматизировать рутинные процессы и повысит нашу эффективность, – рассказывает Надежда Воронова, руководитель группы логистических операций компании «Сингента». – В результате решили идти на ИТ-рынок и смотреть, какие решения предлагаются».
Синергия системы и человека
Требовалась TMS-система, которая позволит всем участникам процесса видеть картину заказа транспорта, статуса отгрузок и доставки до конечного пункта в реальном времени. При этом нужно было покрывать все перевозки внутри России и в страны СНГ.
В ответ на запросы были сформулированы основные задачи внедрения:
-
автоматизация бизнес-процессов, связанных с транспортом;
-
планирование и организация транспортировки с учетом всех ограничений;
-
планирование расписания;
-
снижение ошибок, возникающих при ручном вводе информации;
-
повышение качества оказания услуг и контроль сроков доставки;
-
снижение операционных затрат и повышение эффективности транспортной логистики;
-
обеспечение возможности всестороннего анализа затрат для принятия управленческих решений по организации транспортного процесса;
-
получение возможности потенциального развития системы в будущем под запросы бизнеса.
«Хотелось, чтобы можно было планировать транспорт в синергии системы и человека, – говорит Надежда Воронова. – Система просчитывает большое количество комбинаций, но человек может увидеть то, чего система не заметит. Мы хотели повысить прозрачность, видеть результаты быстро и наглядно. Конечно, ставили задачу снижения операционных затрат, расширения аналитического блока. Также был важен потенциал на дальнейшие улучшения и расширения, потому что ситуация в мире быстро меняется и бизнес должен под нее подстраиваться».
Основные шаги
Проект был разбит на этапы. Первый этап – анализ рынка и первичный мониторинг. По словам Надежды Вороновой, сначала стали искать провайдеров, нашли порядка десяти компаний, предлагающих свои решения, встретились со всеми, оценили возможности и функциональность.
Второй этап – формирование технического задания. После анализа предложений стали думать, какая функциональность необходима бизнесу, составили набор обязательных опций и написали ТЗ.
Третий этап – проведение тендера и выбор победителя. Было приглашено большое количество участников. Тендер выиграла компания «Айтоб», предложившая решения «1С:TMS Логистика. Управление перевозками» (основная логистическая система), «Мультисервисная логистическая платформа» (портал для работы с транспортными компаниями), «ITOB:Maps» (геокодирование адресов и автоматическое планирование доставки продукции) и реализовавшая интеграцию с информационными системами «Сингенты».
Четвертый этап – разработка дизайна системы, программного обеспечения, тестирование, подготовка системы.
Пятый этап – загрузка мастер-данных, обучение специалистов отдела логистики, запуск системы.
Особенности функциональности
В функциональности учтена возможность моментальной передачи данных из внутренних ERP-систем.
Переведено в автоматический режим формирование плана загрузки и разгрузки по временным окнам на складах, теперь система сама раскидывает по свободным слотам запланированные машины. При настройке автоматического планирования транспорта учтены особенности бизнеса – перевозка опасных грузов специфическими видами транспорта и температурный режим.
Полностью автоматизировано взаимодействие с транспортными компаниями: созданы «личные кабинеты», где перевозчики видят тендеры и могут в них участвовать. При изменении критичных данных на стороне ERP-системы изменения приходят в TMS и подсвечиваются красным, а также рассылаются уведомления пользователям для дальнейшего принятия решений.
Система может обмениваться данными с другими продуктами компании, чтобы клиенты могли оперативно видеть статус отгрузок.
Стало гораздо проще контролировать прибытие транспортных средств на разгрузку и загрузку.
Теперь работа строится следующим образом. Клиентские заказы обрабатываются в системе ERP. Система ERP обменивается данными с TMS. Система TMS взаимодействует с перевозчиками и складами.
Кстати, для работы складов сделан отдельный блок. Операторы склада, работая каждый в своем «окошечке», видят динамический список, в котором показываются разгрузки и погрузки, подсвеченные цветами в зависимости от статуса. Также есть графическое изображение всей текущей ситуации на диаграмме. Можно учитывать количество палет, отгруженных в каждом слоте, видеть, приехала ли машина на загрузку, грузится или все операции уже совершены.
Также доработан учет складских операций. Система не только показывает складу подробную информацию по каждой накладной, но и рассчитывает плановые показатели, например, сколько будет скомплектовано полных палет и какое количество коробов / посевных единиц потребует ручной подборки. «В конце месяца мы можем выгрузить отчеты и увидеть плановое и фактическое количество операций, – рассказывает Надежда Воронова. – В случае расхождений можно «провалиться» до уровня накладной, посмотреть, где возникли основные различия, и задать вопрос складскому провайдеру, почему цифры не совпадают. Проверка складских отчетов стала гораздо проще».
Облегчая жизнь и улучшая бизнес-процессы
Результаты внедрения выразились в первую очередь в удобстве, скорости и точности управления транспортировками. «Для нас важным достижением стало то, что мы полностью отказались от коммуникаций по электронной почте, – говорит Надежда Воронова. – Раньше это был большой кусок деятельности – клиентский сервис передавал информацию по электронной почте по каждому заказу, потом мы перешли на выгрузку отчетов и консолидации данных из этих отчетов в таблицах Excel, но это занимало много времени, было сложно и неудобно. Сейчас эта проблема снята».
Есть привязка к геосервисам и визуализация на карте. Система сама считает километраж и стоимость доставок, а специалисту достаточно просто посмотреть на карте, какие маршруты построила система.
Автопланирование маршрутов. Система сама обрабатывает накладные, прокладывает маршрут по карте, подбирает транспортное средство и перевозчика. При этом для каждого направления по результатам тендера выбраны основной и дополнительные (система их называет «последующие») перевозчики. Система сначала размещает задание основному перевозчику. Если через заданное время он не принял заявку, перебрасывает последующим. Эту переброску теперь не надо отслеживать и совершать вручную.
Автоматизировав этот процесс, компания на 60% уменьшила время, затрачиваемое сотрудниками на обработку «простой» заявки (т.е. заявки в один адрес и закрытой основным перевозчиком), и на 73% снизила время по работе со сложными маршрутами.
Автоматическое создание и обновление мастер-данных в TMS по клиентам и товарам. Раньше на поддержание данных в актуальном состоянии уходило много времени. В ERP-системе стандартно поддержание этих данных происходит достаточно строго, а во всех последующих – это дополнительный ручной труд, один специалист должен был не забыть передать информацию другому, чтобы он что-то поправил в данных. Теперь эту задачу сняли, при малейших обновлениях данные приходят в актуальное состояние.
Упростилась работа с доверенностями транспортных компаний. Система сама их создает, заполняет всю информацию, автоматически отправляет перевозчику, которому остается распечатать, поставить печать и загрузить скан в личном кабинете. Через полминуты эту доверенность видит склад «Сингенты». С таким подходом существенно снизилось количество ошибок. В прошлом у специалистов по операционной логистике на получение, проверку, сохранение в архив и пересылку складскому провайдеру уходило в среднем 15 минут, а сейчас все это выполняет система.
Проверка стоимости перевозки стала значительно проще и быстрее. Если раньше вынуждены были проверять каждую перевозку, то теперь процесс построен таким образом, что плановая стоимость считается с помощью TMS, фактическая стоимость вносится перевозчиком, и если они совпадают, то итоговая стоимость проставляется системой, и с этой перевозкой дальше не работают.
Специалистам остается проверить только те рейсы, в которых есть какие-то расхождения по стоимости, но таких перевозок – единицы. Благодаря автоматизации этого процесса удалось сэкономить порядка 87% времени, затрачиваемого на проверку стоимости перевозок.
Автоматическое отслеживание изменений в накладных – клиенту может потребоваться что-то поменять в накладной, когда она уже взята в работу. Если своевременно не проинформировать об изменениях, это может привести к существенным проблемам. В лучшем случае это выяснится на загрузке, в худшем – когда машина уже уехала со склада. В «Сингенте» определили для себя список критических изменений, которые система отслеживает и маркирует. Если изменения происходят, появляются разнообразные маркеры, плюс система отправляет уведомления и тому, кто сделал эти изменения в накладной, и тому, кто с этой накладной работает.
Внедренная система «1С:TMS Логистика. Управление перевозками» имеет большой потенциал развития. По словам Надежды Вороновой, с тех пор как проект был запущен, работа над системой не останавливается, постоянно появляются новые идеи, внедряется новая функциональность, улучшая бизнес-процессы и помогая обеспечить высокий уровень сервиса для клиентов.
