Традиционно маршруты для полевых сотрудников строят вручную, такая работа обычно занимает 30% времени супервайзеров и менеджеров. Построенные маршруты редко бывают эффективными, так как не учитывают массу критериев и не оптимально используют трудозатраты полевых сотрудников. Рассмотрим подробнее, какие риски и проблемы несет такой способ маршрутизации, как повысить производительность персонала и расширить покрытие за счет использования специальных сервисов.
Фото: one photo/shutterstock
Проблемы и риски ручной картографии
Маршрутизация – это составление маршрута полевого сотрудника для качественного покрытия территории. Эффективность маршрутизации влияет на количество посещенных торговых точек, широту покрытия, финансовые затраты.
Как рассказал директор по трансформации бизнеса компании Open Group Дмитрий Осоловский, примерно в 70% компаний, имеющих мерчандайзеров, торговых представителей и агентов, маршрутизацию делают вручную с помощью «Яндекс Карты» и подобных сервисов. Этот способ имеет существенные недостатки.
Первый минус – отсутствие профессиональных инструментов для маршрутизации. Когда специалист использует Google-карту либо Яндекс-карту, он вручную наносит точки, примерно измеряет расстояние между ними и пытается скомпоновать ближайшие. Но без профессиональных инструментов трудно оценить большое количество факторов: правильно замерить расстояние, быстро переключаться между способами передвижения – пеший маршрут, общественный транспорт или автомобиль, учесть сложность переходов и так далее. А когда специалисту надо спланировать за месяц тысячу перемещений, учесть все факторы просто невозможно.
Второй минус – отсутствие комплексного взгляда на все территории. «Когда супервайзер делает маршрут только для своей команды, он не учитывает маршруты команды своего коллеги, они не видят, пересекаются ли их территории, – поясняет Дмитрий Осоловский. – Поэтому нет комплексного взгляда на всю локацию, весь город или регион».
Третий минус – нет заинтересованности в повышении эффективности и экономии бюджета. Мало кто из супервайзеров захочет делать маршрут с большим количеством точек за те же деньги или сокращать количество мерчандайзеров, находящихся в его подчинении. Супервайзер не думает как собственник бизнеса.
Четвертый минус – супервайзеры и менеджеры заняты процессами поддержки вместо решения стратегических задач. Основная задача супервайзера – управление командой и продажами, работа «в полях», но до 30% рабочего времени в месяц ему приходится тратить на маршрутизацию.
Пятый минус – нет инструментов для оценки эффективности. Руководители не могут понять, равномерно ли распределена загрузка, оптимальна ли численность мерчандайзеров, можно ли сократить время на перемещение и какое время будет оптимальным.
Примерно 30% компаний выделяют для маршрутизации специальный отдел, который делает построения либо также вручную, либо с помощью профессиональных ИТ-программ. У этого решения тоже есть свои сложности.
Первая – подбор и наем в команду узкопрофильных специалистов, имеющих опыт работы.
Вторая – неравномерная загруженность инженеров маршрутизации. Глобальная маршрутизация происходит два раза в год, все остальное время необходимы лишь точечные изменения, поэтому нагрузка на людей происходит волнообразно.
«Например, производителю пива перед началом летнего сезона, в апреле, надо перемаршрутизировать всю страну, чтобы в мае мерчандайзеры уже пошли по новым маршрутам, – рассказывает Дмитрий Осоловский. – Чтобы построить такие маршруты быстро, нужен штат примерно из 15 инженеров. В апреле загрузка будет полной, но потом до сентября, когда снова потребуется делать перемаршрутизацию, достаточно будет только точечных изменений, и нагрузка снизится примерно на 70%. Но специалистов придется по-прежнему держать в штате».
Третья сложность – покупка профессионального программного обеспечения, которое потребует серьезных инвестиций, работы юристов, закупщиков, ИТ-специалистов, увеличит нагрузку на сервер и так далее.
Еще один риск при таком способе построения бизнес-процесса – зависимость от конкретных людей: когда уходит инженер по маршрутизации, например, в разгар сезона его перекупила другая компания, то часть работы останавливается.
Фото: goodluz/shutterstock
Выгоды сервиса на аутсорсинге
Есть третий способ маршрутизации – сервис на аутсорсинге, который имеет ряд важных преимуществ.
Высвобождается время супервайзеров и менеджеров для работы «в полях». «Мы замерили, сколько времени супервайзеры и менеджеры тратят на построение маршрутов, и поняли, что если мы внедрим специальные инструменты, то поможем высвободить время для управления продажами, работы с мерчандайзерами и повышения качественных показателей бизнеса», – поясняет Дмитрий Осоловский.
Не требуется закупать дорогое программное обеспечение. Покупая ПО, компании придется заключать договор на 3–5 лет, но даже через год ситуация может измениться и закупленное количество лицензий не понадобится или, наоборот, нужно будет больше лицензий. В случае аутсорсинга сервисная компания обеспечивает все ИТ-инструменты и решения, необходимые в конкретном моменте.
Нет зависимости от персонала. Когда покупается услуга на стороне, нет необходимости искать, нанимать и удерживать опытных специалистов.
Автоматизация маршрутизации
Трейд-маркетинговое агентство Open Group, имеющее 20-летний опыт в сфере комплексных решений по управлению продажами и полевым персоналом, работая с тысячами мерчандайзеров и масштабируя свои услуги, на определенном этапе развития начала испытывать трудности с эффективным распределением времени, необходимым на маршрутизацию. «Это стало для нас триггером и отправной точкой для поиска решений, – рассказывает Дмитрий Осоловский. – Мы замерили, сколько времени менеджеры тратят на построение маршрутов, прикинули, сколько времени высвободится, если внедрить специальные инструменты, и как от этого повысится эффективность бизнеса. В поиске решения мы изучили все проблемы, решения и накопили свою экспертизу использования ПО. Совместили преимущество лучших технологий и экспертизу специалистов и создали сервис по маршрутизации».
Компания Open Group владеет несколькими инструментами, на базе которых можно настраивать маршрутизацию, имеет штат инженеров с большим опытом работы, поэтому оказывает услугу маршрутизации на аутсорсинге, подбирая под каждого клиента индивидуальные решения. Никогда не использует просто автоматическое распределение, уделяя внимание особенностям каждого пути и маршрута.
После получения брифа от клиента специалисты Open Group тщательно оценивают все детали и факторы требуемого маршрута – автодорожное движение, общественный транспорт, препятствия, нагрузку в рамках территории и каждого дня.
«Зачастую супервайзеры и инженеры в компаниях нарезают маршрут методом простого деления количества рабочих часов на количество точек, – говорит Дмитрий Осоловский. – Без специальных инструментов практически невозможно определить, как нагрузка распределяется в течение дня и недели, поэтому получается, что в понедельник человек работает 10 часов, а во вторник – 6 часов. Мы равномерно распределяем нагрузку так, чтобы удобно было работать 8 часов в день и выполнять все задачи».
Специалисты Open Group учитывают любые пожелания по построению маршрута, например, поставщику важно, чтобы 70% визитов его мерчандайзеров совпадали со временем поставки в эту торговую точку. Или на участке есть железная дорога с опасным переходом, и лучше его миновать. Все маршруты выстраиваются под запрос.
Сервисная компания берет на себя ответственность за результат. «На уровне брифа мы вместе с заказчиком определяем, какими будут результаты, – рассказывает Дмитрий Осоловский. – Например, сейчас трэвел-тайм, время на переход между точками, занимает у мерчандайзера 1/8 рабочего дня, мы договариваемся, что теперь это будет 1/10. Определяем количество точек, маршрутов, вносим изменения и получаем обратную связь. Сопровождаем клиента 24/7».
Для клиента делается наглядная аналитика, показывающая, какие результаты были до внедрения и какие получены. Например, сколько времени мерчандайзер раньше тратил на переход, куда не успевал доходить, сколько точек успевал обрабатывать. Предлагается несколько сценариев в зависимости от потребностей клиента. Например, задача – увеличение покрытия: если раньше, условно, за 100 руб. отрабатывалось 5 точек, то теперь за те же деньги успевают отрабатывать 10 точек. Или – задача сэкономить средства: если 100 точек отрабатывается за 100 руб., можно оптимизировать маршрут так, чтобы 100 точек покрывать за 90 руб., – бюджет будет сэкономлен на 10%.
Есть два вида сотрудничества. Первый вариант – разовая маршрутизация и сервисная поддержка в течение первого месяца для корректировок. Второй вариант – годовая подписка, два раза в год – полноценная маршрутизация и каждый месяц – внесение необходимых изменений.
Кейсы по оптимизации
Использование сервиса маршрутизации позволяет повысить эффективность бизнеса и оптимизировать процессы. Приведем в пример несколько кейсов.
Кейс 1. Сократить время перемещения между торговыми точками и сэкономить
Крупный производитель бытовой химии поставил задачу – сократить время на перемещение мерчандайзеров между торговыми точками. На покрытии было более 3 тыс. торговых точек и 80 маршрутов. Трэвел-тайм на начало внедрения составлял 26%. После того как Open Group провела маршрутизацию, трэвел-тайм сократился до 18%, количество маршрутов сократилось до 72,5, при этом количество торговых точек осталось прежним. Теперь производитель каждый месяц экономит 9,5% своего бюджета на маршрутизацию.
Кейс 2. Увеличить покрытие
Та же компания, но для работы на другой территории, попросила увеличить покрытие. Было 3500 торговых точек, которые обслуживали 96 мерчандайзеров, трэвел-тайм составлял 25%. По итогам внедрения трэвел-тайм сократился до 19%, количество мерчандайзеров осталось тем же, но покрытие выросло на 420 точек, то есть на 12%.
Кейс 3. Максимально увеличить охват
Производитель показал адресную программу работы по всей России, по которой работают 355 мерчандайзеров, и попросил в их маршруты внести максимальное количество точек с минимальным показателем трэвел-тайминга. Поставили таргеты: нужно охватить как минимум 60% точек, максимальный трэвел-тайм должен быть 25%. Open Group удалось сделать трэвел-тайм 21%, покрытие – 69%.
Кейс 4. Увеличить частоту и время визитов, улучшить сервис
Торговая компания, развивающая разные бизнес-направления, хотела за счет экономии трэвел-тайма увеличить частоту и тайминг на визиты. Условно, одно бизнес-направление ходило по точкам 5 раз в неделю, другое – 3 раза, затем была создана одна команда, и компания хотела, чтобы эта команда ходила по каждому направлению по 5 раз в неделю. Open Group сократила трэвел-тайм на 7% (было 13% – стало 6%), и количество визитов увеличилось на 17%. Сэкономленные средства были реинвестированы в частоту визитов. Торговые точки получают лучший сервис, чем до внедрения.
Срок окупаемости внедрения зависит от брифа и ситуации. Сервис может окупиться уже в первый месяц. Open Group предварительно делает пилот – берется участок работы, на котором проводится масштабирование. Если стало хуже, чем было, пилот – бесплатный. Если пилот успешный, то услуга оплачивается и дальше обсуждаются условия сотрудничества, масштабирование и годовая подписка.
